Compartimos con nuestros lectores este concepto de la SIC:
Bogotá D.C., SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
RAD: 15-289981- -00001-0000 Fecha: 2016-01-18 17:33:03
DEP: 10 OFICINAJURIDICA
10 TRA: 113 DP-CONSULTAS EVE: SIN EVENTO
ACT: 440 RESPUESTA Folios: 1
Señor
WILLIAM BLANDON
wblandon@controltech.com.co
Asunto: Radicación: 15-289981- -00001-0000
Trámite: 113
Evento: 0
Actuación: 440
Folios: 1
Estimado(a) Señor:
Con el alcance previsto en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, damos respuesta a su comunicación radicada en esta Entidad con el número que se indica en el asunto, en los siguientes términos:
- Objeto de la consulta
En su comunicación, señala que teniendo en cuenta que quiere “convertir una empresa en totalmente virtual con sede comercial por intermedio de un servicio de oficinas virtuales y solo operando virtualmente con oficina en casa y con teletrabajadores”, pregunta:
“1. Una empresa legalmente constituida puede tener dirección comercial y dirección de notificación judicial diferentes? Cuales (sic) son los efectos de una dirección de notificación judicial?”
“2. Tiene efecto alguno el hecho que una empresa solo exista de manera virtual? Es decir sin una sede fija? Como (sic) se asigna una dirección de notificación judicial para estos casos?”. Con sede las actas de asamblea de socios de una sociedad limitada debe ser autenticada o tener nota de presentación personal, porque en la cámara de comercio (…) así lo exigen?”
Al respecto le informamos que esta Oficina a través de un concepto no puede resolver situaciones particulares. No obstante, a continuación dentro del marco de nuestras funciones en materia de cámaras de comercio, encontrará información general que consideramos de su interés sobre el tema consultado.
- Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con las Cámaras de Comercio
En cuanto a las funciones específicas de esta entidad frente a las cámaras de comercio, se encuentran las señaladas en el Código de Comercio en los artículos 27,37,82 y 87 y en el artículo 1, numerales 17,18, y 19 del Decreto 4886 de 2011.
- Ejercer el control y vigilancia de las Cámaras de Comercio, sus federaciones y Confederaciones de acuerdo con las disposiciones vigentes sobre la materia y coordinar lo relacionado con el registro mercantil.
- Determinar los libros necesarios para que las Cámaras de Comercio lleven el registro mercantil, la forma de hacer las inscripciones e instruir para que dicho registro y el de las personas jurídicas sin ánimo de lucro se lleve de acuerdo con la ley.
- Ejercer de acuerdo con la ley las funciones relacionadas con el registro único de proponentes.
Igualmente, corresponde, a esta Entidad, en materia de registro mercantil, (i) resolver los recursos de apelación y queja interpuestos contra los actos expedidos por las cámaras de comercio; (ii) evaluar el registro único empresarial y proponer las condiciones a que debe someterse dicho registro, así como proyectar los instructivos que sea necesario expedir a efectos de coordinarlo, (iii) establecer los formatos de inscripción y renovación de la inscripción en el RUES (Registro Único Empresarial y Social), (iv) establecer la información requerida para la inscripción en el RUES, (v) establecer la información requerida para la renovación de la inscripción en el RUES, (vi) regular la integración e implementación del RUES, atendiendo principios específicos y de manera armónica con las disposiciones estatutarias y con las contenidas en códigos, respecto de los registros que lo conforman.
Adicionalmente, es competencia de esta Superintendencia sancionar a las cámaras de comercio por infracción a las leyes, a los estatutos o a cualquier otra norma legal a que deben sujetarse, así como por la inobservancia de las órdenes e instrucciones impartidas por la Entidad.
3- El Registro Mercantil
El artículo 26 del Código de comercio dispuso lo siguiente:
Artículo 26. Registro mercantil – Objeto – Calidad. El registro mercantil tendrá por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de los establecimientos de comercio, así como la inscripción de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exigiere esa formalidad.
Al respecto la Corte Constitucional, mediante sentencia C-621 -2003, señaló:
(…)
A diferencia de otros registros que son de naturaleza real, como el registro inmobiliario, el registro mercantil es de naturaleza personal porque lo inscrito es la persona misma en su condición de comerciante y los hechos y actos que a él lo afectan frente a terceros. Usualmente se le reconoce un carácter meramente declarativo, en cuanto es simplemente un mecanismo de publicidad de ciertos hechos o actos relevantes en el tráfico mercantil. Es decir, la inscripción en el registro no es un requisito de aquellos que son necesarios para la existencia o para la validez de los actos jurídicos inscritos, sino que únicamente los hace conocidos y por lo tanto “oponibles” a los terceros. (…)
De conformidad con el numeral 2 del artículo 19 del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante inscribirse en el registro mercantil. En efecto, la citada norma dispone:
Es obligación de todo comerciante:
1o) Matricularse en el registro mercantil;
2o) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
La Corte Constitucional mediante sentencia C- 602 de 2000, sostuvo:
Todo comerciante tiene la obligación de matricularse en el registro mercantil. En estricto rigor la matrícula mercantil es un medio legal que permite brindar publicidad sobre la condición de comerciante. En este mismo sentido, los demás actos de inscripción de actos, libros y documentos, en el registro mercantil, constituyen formalidades legales a cuyo cumplimiento no pueden sustraerse los comerciantes, y también se encaminan a fortalecer el sistema de publicidad mercantil. (Resaltado fuera del texto)
Es decir, que las personas que se dediquen al comercio son consideradas por ministerio de la ley como comerciantes y, en tal virtud, tienen la carga de cumplir con las obligaciones que la misma ley les impone, esto es, entre otras, la de matricularse en el registro mercantil, e inscribir en el todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley les exija esa formalidad.
Al momento de efectuarse la matricula mercantil en la cámara de comercio respectiva, la solicitud, entre otros datos, conforme con el artículo 32 del Código de Comercio, deberá indicar el domicilio y dirección del comerciante, así como la dirección del establecimiento de comercio. Sobre el particular, señala la norma:
La petición de matrícula indicará:
1) El nombre del comerciante, documento de identidad, nacionalidad, actividad o
negocios a que se dedique, domicilio y dirección, lugar o lugares donde desarrolle sus negocios de manera permanente, su patrimonio líquido, detalle de los bienes raíces que posea, monto de las inversiones en la actividad mercantil, nombre de la persona autorizada para administrar los negocios y sus facultades, entidades de crédito con las cuales hubiere celebrado operaciones y referencias de dos comerciantes inscritos, y
2) Tratándose de un establecimiento de comercio, su denominación, dirección y actividad principal a que se dedique; nombre y dirección del propietario y del factor, si lo hubiere, y si el local que ocupa es propio o ajeno. Se presumirá como propietario del establecimiento quien así aparezca en el registro. (subrayado y resaltado fuera de texto)
Así como es obligación del comerciante estar inscrito en el registro mercantil, también es obligación registrar los establecimientos de comercio, y, en ambos casos, deberá del domicilio y la dirección de notificación, si éstas corresponden a lugares distintos, es decir, no coinciden, de conformidad con lo establecido el artículo 32 transcrito.
Por su parte, el artículo 291 de la Ley 1564 de 2012 -Código General del Proceso-(1), señala:
Artículo 291. Práctica de la notificación personal.
Para la práctica de la notificación personal se procederá así:
(…)
- Las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica.
Esta disposición también se aplicará a las personas naturales que hayan suministrado al juez su dirección de correo electrónico.
Si se registran varias direcciones, la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.
(…)
El anterior texto legal establece la obligación de los comerciantes – persona natural o jurídica- de registrar ante la respectiva cámara de comercio la dirección donde recibirán notificaciones judiciales, con el fin de que las autoridades jurisdiccionales puedan realizar las notificaciones personales a que se refiere el citado artículo.
Adicionalmente, es importante tener en cuenta que es obligación de los comerciantes, de conformidad con el artículo 33 del Código de Comercio, renovar su matrícula anualmente e informar a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, cualquier cambio de domicilio, al igual que las demás mutaciones referentes a su actividad comercial a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente.
Al respecto, señala el artículo 33 del Código de Comercio:
La matrícula se renovará anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito informará a la correspondiente cámara de comercio la pérdida de su calidad de comerciante, lo mismo que cualquier cambio de domicilio y demás mutaciones referentes a su actividad comercial, a fin de que se tome nota de ello en el registro correspondiente.
Lo mismo se hará respecto de sucursales, establecimientos de comercio y demás actos y documentos sujetos a registro.
En relación con la renovación de la matrícula mercantil la Corte Constitucional mediante sentencia C-277 de 2006 señaló:
(…)
En primer término de manera general la información contenida en la matrícula mercantil de quienes ejerzan la actividad comercial en Colombia, debe dar cuenta de lo siguiente según el artículo 32 del Código de Comercio:
-Nombre del comerciante, documento de identidad y nacionalidad.
-Actividad o negocios a los que se dedique.
-Domicilio y dirección
-Lugares en que permanentemente desarrolle sus actividades o negocios.
(…)
La información que se debe ingresar a la matrícula mercantil configura pues el detalle de los datos mínimos que deben ser públicos, de quien(es) a nombre propio o mediante una empresa pretenden participar en actividades económicas mediante la compra y venta de bienes. (subrayado fuera de texto Como se dijo anteriormente, al momento de matricularse la persona en el registro mercantil, al igual que al momento de renovarse la matrícula, deberá indicarse la dirección del domicilio y la dirección de notificación en caso de ser distintas, puesto que la dirección del domicilio se requiere para efectos de establecer la jurisdicción de la cámara de comercio en la cual se debe adelantar el registro y la dirección de notificación para asuntos judiciales, de acuerdo con lo previsto en el artículo 291 del Código General del Proceso.
De otra parte, es importante señalar que de encontrarse que la sociedad se matriculó indicando un domicilio y dirección diferente al de ésta, la cámara de comercio deberá actuar conforme lo dispone el artículo 38 del Código de Comercio.
De conformidad con lo señalado en precedencia, frente a su primera inquietud, el comerciante –persona natural o jurídica- puede registrar en la cámara de comercio, varias direcciones como la dirección del domicilio, la dirección comercial y la dirección para notificación judicial, ésta última para efectos de lo previsto en el artículo 291 de la Ley 1564 de 2012 -Código General del Proceso-.
Por último, en cuanto a su segunda inquietud, para las notificaciones judiciales de las empresas virtuales, el Código General del Proceso en su artículo 291 previó el registro de direcciones electrónicas.
Para mayor información sobre el desarrollo de nuestras funciones y sobre las normas objeto de aplicación por parte de esta entidad, puede consultar nuestra página de internet www.sic.gov.co.
Nota de referencia:
(1)Ley 1564 de 2010 – Código General del Proceso entró a regir a partir del 1 de enero
de 2016.
Atentamente,
WILLIAM ANTONIO BURGOS DURANGO
JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA
Elaboró: Clara Inés Vega
Revisó: William Burgos
Aprobó: William Burgos
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